Ką CommunityOS daro — funkcijos ir galimybės

Bendruomenė ir sprendimai

Viskas, kas susiję su tuo, kaip bendrija kalbasi ir kaip priima sprendimus — kad nutarimą vėliau būtų galima įrodyti, ne prisiminti.

Naujienos: Skelbimai gyventojams su komentarais ir vieša archyvo dalimi.
Renginiai: Talkos, susirinkimai, apžiūros — su dalyvių registracija.
Susirinkimai: Darbotvarkė, dalyvių registracija, kvorumas ir protokolas, sugeneruotas iš to, kas iš tikrųjų vyko.
Balsavimai: Balsų svoris seka bendrijos teisinę formą: DNSB — pagal registruotus nuosavybės objektus, asociacija, bendruomenė ar religinė bendruomenė — po vieną balsą nariui, VšĮ — pagal dalininko įnašą, klasteris — pagal nario-organizacijos pakopą. Įgaliojimai atskiriami nuo savo balso; teisiškai reikšmingi klausimai patvirtinami Smart-ID parašu.
Apklausos: Neformalus nuomonės rinkimas, kai sprendimo dar nereikia.
Pokalbiai: Bendruomenės kanalai ir privatūs susirašinėjimai.
Nariai: Kas kam priklauso, kokia dalis, kokios teisės. Nariai gali turėti kategoriją (tikrasis, asocijuotas), VšĮ dalininkai — įnašą, o klasterio narys yra organizacija su keliais kontaktais ir savo balso svoriu. Vienas žmogus gali priklausyti kelioms bendrijoms.
Partnerystės: Bendradarbiavimo susitarimų ir ketinimų protokolų (MoU) registras — su kuo, koks susitarimas, būsena ir terminai. Aktualu ypač klasteriams ir asociacijoms.
Vieša svetainė: Bendrijos puslapis su naujienomis ir renginiais tiems, kurie dar neturi paskyros.

Pinigai

Kaupimai, mokėjimai ir skolos. Kiekviena suma laikoma sveikais centais, o „sukaupta − sumokėta“ abi puses skaičiuoja tuo pačiu filtru — kitaip ataskaita sutampa tik atsitiktinai.

Priskaitymai: Periodiniai mokesčiai pagal plotą, dalį ar fiksuotą sumą. Laikotarpis pergeneruojamas visas iš karto, kol jis atviras.
Mokėjimai: Daliniai mokėjimai paskirstomi po skolas — seniausia pirma arba didžiausia pirma. Likutis parodomas, o ne nurašomas tyliai.
Nario mokestis: Plokščias arba pagal narių kategoriją (tikrasis, asocijuotas…) mokestis — priskaičiuojamas kiekvienam nariui, ne butui. Pinigų modelis asociacijoms, bendruomenėms ir klasteriams.
Kaupiamosios lėšos: Atskiras fondas su nekeičiama įrašų knyga; balansas kasdien tikrinamas prieš tą knygą.
Delspinigiai: Skaičiuojami nuo pradelstos sumos pagal nustatytą normą ir dienas.
Bankų sutapdinimas: camt.053 arba CSV išrašo importas ir automatinis sugretinimas su įmokomis; nesutapę lieka matomi.
Skolų administravimas: Bylos, priminimai su atidėjimo ir kartojimo taisyklėmis, eskalavimo pakopos ir įvykių juosta.
Apskaita: Sąskaitų planas ir dvejybinis įrašas; įrašai neredaguojami, klaida taisoma priešingu įrašu.
Renovacijos paskolos: Amortizacijos grafikas pastatui arba kiekvienam butui atskirai.
Atlyginimai: Bruto ↔ neto skaičiavimas pagal Lietuvos mokesčius.
Pirkimai: Pirkinių sąrašas su kainomis ir tuo, kas ką paėmė.

Pastatas ir jo priežiūra

Namas kaip turtas, o ne kaip sąskaitų suma: kas sugedę, kas privaloma, kas garantijoje ir kas už tai atsako.

Turtas: Liftai, katilai, stogas, vamzdynai — su amžiumi, garantija ir istorija.
Priežiūros planai: Periodinės apžiūros, iš kurių darbo užduotys keliamos automatiškai, likus sutartam laikui.
Privalomos prievolės: Kas privaloma pagal teisės aktus, kada terminas, kas atsakingas ir ar reikia įrodymo dokumento.
Darbo užduotys: Nuo užregistravimo iki priėmimo, su rangovu, kaina ir SLA laikrodžiu.
Defektų žurnalas: Vienas sąrašas visko, kas name negerai — priėmimo trūkumai, garantiniai gedimai, įprastas nusidėvėjimas. „Sutvarkyta“ dar nėra uždaryta: uždaro tik patikrinimas.
Priėmimo aktai: Kiek atlikta, kiek priimta, kiek sulaikyta. Sulaikyti pinigai be neišspręsto trūkumo pažymimi — tai pirmas dalykas, kurį ginčija rangovas.
Garantinės pretenzijos: Garantija vertinama pagal defekto užfiksavimo dieną ir įrašoma kaip tos dienos momentinė nuotrauka, o ne perskaičiuojama vėliau.
Skaitikliai: Rodmenys ir suvartojimo anomalijos — kai šį mėnesį suvartota nepanašiai į ankstesnius.
Inventorius: Įrankiai ir medžiagos: kas turima, kas paimta, kas baigiasi.
Sutarčių registras: Rangovų sutartys su terminais ir įspėjimu prieš pratęsimo ar nutraukimo datą.

Sauga ir žmonės

Jei bendrijoje dirba žmonės, dalis pareigų yra darbdavio, ne namo. Sveikatos duomenys čia laikomi tik tiek, kiek darbdaviui iš tikrųjų priklauso.

Personalas: Darbuotojai ir juos pagrindžiantys dokumentai vienoje vietoje: sveikatos patikros, instruktažai, atestacijos, pareigybės, konfidencialumo pasižadėjimai.
Sveikatos patikros: Įrašomas tik faktas, galiojimas ir išvada — tinka, tinka su sąlygomis arba netinka. Diagnozės sistema nepriima: tai BDAR 9 str. duomenys, kurių darbdavys laikyti neturi pagrindo.
Termino sekimas: Kas jau pasibaigę, kas baigiasi netrukus ir ko apskritai niekada nebuvo — trys atskiri sąrašai, nes kainuoja jie skirtingai.
Raktai ir įeiga: Fiziniai raktai, durų kodai ir kortelės viename registre: kas ką turi, nuo kada ir kas negrąžinta.
Kameros ir įeigos kontrolė: Kiekviena sistema aprašoma kaip duomenų tvarkymas: tikslas, apimtis, saugojimo terminas, informavimas. Trūkumai išvardijami sakiniais, kuriuos galima nešti į valdybą.
Peržiūrų žurnalas: Kas žiūrėjo įrašus, kada ir kodėl; atskleidus trečiam asmeniui — kam. Žurnalas papildomas, bet netaisomas.

Kasdienis darbas

Smulkmenos, dėl kurių pirmininkas laiko galvoje sąrašą.

Užduotys: Priskiriami darbai su terminais ir atsakingais.
Projektai: Didesni darbai su biudžetu, etapais ir eiga.
Pagalbos tarnyba: Gyventojų kreipimaisi su būsena ir atsakingu.
Rezervacijos: Bendros patalpos, įranga, svečių vieta — kalendorius be dvigubų užsakymų.
Dokumentai: Failai su versijomis: aktuali versija visada viena, senosios lieka.
Kontaktai (CRM): Naudingi žmonės — rangovai, inspektoriai, savivaldybė — su pokalbių istorija.
Skelbimų lenta: Gyventojų pasiūlymai ir paieškos.
Paieška: Viena paieška per visus modulius.
Pranešimai: Sistemoje ir el. paštu; savaitinė santrauka pirmadieniais.

Ataskaitos ir sistema

Tai, kas paverčia duomenis atsakymu susirinkime.

Metinė ataskaita: Pajamos, kaupimai, skolos ir jų kaita per metus — spausdinama atskirai.
Ataskaitos: Skolininkai, priežiūros vykdymas, darbų kaštai, suvartojimas.
Integracijos: Eksportas į buhalterinę programą; kiekvienas eksportas užfiksuojamas kaip atskiras įvykis.
Teisės: Kas ką mato ir kas ką gali keisti; asmens duomenys už valdybos ribų neišeina.
Auditas: Nekeičiamas įrašas apie kiekvieną reikšmingą veiksmą.
Tapatybės patvirtinimas: Narys patvirtina, kas jis, su Smart-ID — kad balsuojant būtų aišku, jog tai tikrai jis. Asmens kodas saugomas tik kaip maišos kodas, niekada atviru tekstu.
Kalbos: Lietuvių ir anglų; vertimai redaguojami pačioje sistemoje.
AI asistentas: Klausimas savo duomenimis — kiek skolų, kada apžiūra, kas negrąžino rakto.
Vieša API: Prieiga kitoms sistemoms su dokumentacija.

Sąžiningai

Paruošta, bet dar neįjungta

Šie dalykai sistemoje yra ir patikrinti, tačiau jiems veikti reikia sutarties arba kredencialų iš tiekėjo.

Mokėjimai per Paysera: Modulis paruoštas ir patikrintas, laukiama prekybininko kredencialų.
Smart-ID parašas balsuojant: Įdiegta; veikia su SK testine aplinka, gamybinei reikia sutarties su SK ID Solutions.

Išbandykite

Užsiregistravę iš karto patenkate į bandomąjį namą su priežiūros planais, defektais, personalo dokumentais ir saugos registrais — ne į tuščią sistemą. Turite valdytojo teises: galite viską naršyti, keisti ir išbandyti.

Tai bendra testavimo aplinka, atskirta nuo demonstracinių bendrijų: ką pakeisite, matys ir kiti testuotojai. Tikrų savo bendrijos duomenų čia kelti nereikia.

Jau turite paskyrą? Prisijunkite.

Bendrijos darbas, surašytas taip, kad jį būtų galima įrodyti